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1255Excelファイルのあり方

地域の役など、いろいろやらせてもらうことが多くなった。事務書類などがパソコンで作られたものであることも多い。とりわけ表などはExcelだ。

そんなExcelファイルをいただきながら、残念に思うことが多い。総括して言えば、コンピュータであることの良さを理解してない、使い方がワープロ的だと言うことだろう。なんとか改善してくれないかな、ってポイントをまとめてみた。


<1>データは1行にまとめる
並び替えなどの便利さが理解されてない

会員名簿でも住所録でも、要は1行毎でデータをまとめるということである。ふりがなの為に1行増えたり、備考的な追加メモで1行増えたりするその気持ちはわかる。しかし、そのまま見ることしか意識されてない。1行毎のデータなら、簡単に並び替え、或いは条件にあうデータだけ選択できるのだ。その便利さをもっと活用したい。「ふりがな」「会員コード」「年齢」の並び替えや「○○地区」「性別」の把握など、実に簡単にできるのだ。


<2>文字列と数列を意識し、数列での登録を増やす
数列で記入すれば活用のチャンスが広がる

文字列と数列と言われて、なるほどね、と思う人はいい。けど、けっこうな人が、その区別がついてないのではと、考えてしまう。「12ヶ」といったものが表示形式を工夫して、数列でうたれているとほっとする。

データがいっぱい打ち込まれているが合計はどうしたのだろう。画面を見ながら電卓でもたたいたのだろうか。そんなExcelファイルをいただくことも多い。

また生年月日が昭和平成等の元号で、しかも文字列で打たれているExcelファイルもあった。ある意味、Excelが勝手に数列として処理してしまうと思われるため、わざわざ文字列にするのに苦労していたのかもしれない。きっとExcelのおせっかい機能としてののしったことだろう。しかし、月日だって数列の方が断然便利だ。例えば年齢を知る等、計算でできることは多い。

元号でなく西暦で書いてくれ、と係の方が力説していたことがあった。生年月日順に並べたいらしい。私にはどちらでもいいことに思える。


<3>計算でできることは計算式ですます
頑張って計算する必要なし、正確でスピーディ

オートSUMを利用しているxcelファイルは多いが、「年齢」等を計算で処理してあるExcelファイルはまれだ。生年月日があるのに、いろいろと苦労して書き込んでいるのだろう。なかには、間違いも見受けられる。

また基準日がないと書き込まれた年齢はデータ的には怪しいものになる。「9/18に75歳以上になっている人」を数えたい、というように期日が必要だ。メーバー数が多いと、けっこうその日が誕生日だという人がいるもの、データを作った時はまだ75歳になってない方がいて、トラブルが起きたりする。

もっと計算式を活用すればいいのにという例は枚挙にいとまがないが、ま、出来上がった表なのだ、そうとやかく言っても仕方ないだろう。

そうそう、逆に気をつけないといけないのは、壊れかけた計算式。全縦計のはずなのに、上の数行が計に漏れている、というようなものだ。オートカルク機能などを利用して、重要なところはチェックするようにしている。

※印刷物よりデータ(Excelファイル)の方がありがたい
要求に応じてデータを作り変え対応することが可能

今は電子メールが便利なので、そんな人はあまりいないが、それでもごくまれに、紙の資料しかくれなくて、業務の引き継ぎをさせられたりする。

もう一回打ち直せというのか、と言うと、そんなの当り前じゃないか、返ってくる。そういう方とは、いっしょにお仕事はしたくない。

俺が頑張ったからお前も頑張れ、ではなく、俺が頑張ったからお前は楽だ、その分もっといいものに改善してくれ、でありたい。

パソコンのファイル受け渡しはそういう意味を込めたいものだ。


つらつらと、つれづれに思うこと。

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